Excel Training: Pivot Tabelle

Grundsätzlich können Sie die Kernfunktionen von Pivot-Tabellen bereits mit älteren Versionen (z. B. Excel 2016) erlernen. Für ein zukunftssicheres und effizientes Arbeiten empfehle ich jedoch mindestens Excel 2021 oder das aktuelle Microsoft 365-Abonnement.

Dafür gibt es entscheidende Gründe, die den geringen Kostenaufwand für ein Upgrade bei Weitem rechtfertigen:

• Integration von KI (Microsoft Copilot oder Claude in Excel): In der Microsoft 365-Version haben Sie Zugriff auf den Copilot in Excel. Dieser unterstützt Sie dabei, komplexe Datenanalysen per Texteingabe vorzubereiten, Trends zu erkennen oder sogar erste Entwürfe für Pivot-Analysen automatisch zu erstellen. Ältere Versionen können oftmals zwar mit Claude in Excel arbeiten, aber auch hier ist eine Version ab 2019 ratsam.

• Dynamische Matrix-Funktionen: Seit der Version 2021 bietet Excel völlig neue Funktionen an wie FILTER, SORTIEREN oder EINDEUTIG. Aber auch fortschrittliche Textfunktionen oder den XVERWEIS als Nachfolger der SVERWEIS Funktion sind erst in neueren Versionen verfügbar und erleichtern Ihre Arbeit deutlich.

• Verbesserte und stabilere Auswertungen bei größeren Tabellen: Die für die Stabilität und Geschwindigkeit verantwortliche Technologie beim Verarbeiten großer Datenmengen wurde in den neueren Excel Versionen massiv optimiert (VertiPaq-Engine).

• Moderne Schnittstellen zu verschiedensten Quellen: Der Wunsch nach moderner, stehts aktueller Anbindung zu verschiedensten Datenhubs wird immer selbstverständlicher. Selbst neueste Excel Versionen bieten nicht zu allen Cloud-Anbietern Konnektoren. Beispielsweise ist Google Analytics als Schnittstelle nur über Power BI erreichbar.

Mein Fazit: Wer heute Zeit in Weiterbildung investiert, sollte dies auf einem aktuellen Fundament tun. Ein Upgrade auf Excel 2021 oder Microsoft 365 stellt sicher, dass Sie alle modernen Anwendungen und Features nutzen können, die Excel heute bietet. Es lohnt sich! Gerne berate ich Sie hier zu Ihrem Anliegen.

Ganz klare Antwort – Ja! Aber es kommt auf Ihre Anwendungssituation an.

Die Pivot Tabelle ist ein außerordentlich effizientes und leistungsstarkes Werkzeug, um Ihre Daten in einem Bericht zusammenzufassen. Ihre Stärke liegt in der Flexibilität und der Darstellung als fertiger Bericht. Nachdem Sie einen Pivot Bericht erstellt haben, kann dieser direkt mit Ihren Kollegen geteilt oder in anderen Office Anwendungen fürs Reporting weiterverwendet werden.

In Excel gibt es allerdings mit Power Query und dynamischen Matrixfunktionen zwei weitere, oftmals viel sinnvollere Lösungen für Ihre Anforderungen. In meinen Trainings lernen Sie, wann welches Werkzeug am effizientesten ist. Eine detaillierte Gegenüberstellung der drei Methoden finden Sie zudem in meinen Blogartikeln.

Absolut! Das ist eines der größten Missverständnisse: Tatsächlich ist die Pivot-Tabelle für weniger zahlenaffine Menschen gut geeignet, für die Excel Funktionen sonst ein Hindernis wären.

Drag & Drop Prinzip und vordefinierte Berechnungsoptionen: Salopp gesagt. Das Erstellen einer Pivot-Tabelle fühlt sich eher wie das Bauen mit Lego-Steinen an. Sie ziehen Ihre Datenfelder (z. B. „Region“ oder „Umsatz“) einfach mit der Maus in verschiedene Bereiche und Excel erledigt das Rechnen im Hintergrund für Sie. Folgende Gründe sprechen für die Pivot Tabelle von weniger Zahlenaffinen Menschen:

• Anwenderfreundliche Oberfläche: Statt komplizierte Formeln von Hand in Zellen zu tippen, nutzen Sie eine grafische Bedienoberfläche. Sie steuern alles ganz intuitiv über die Maus per „Drag & Drop“.

• Vordefinierte Berechnungen: Möchten Sie die Summe, den Durchschnitt oder die Anzahl von Werten wissen? Das ist bereits alles vorbereitet. Ein Klick genügt und Excel erledigt die Berechnung fehlerfrei für Sie.

• Sachliche Fragestellungen statt komplizierte Formeln: In meinem Kurs geht es nicht um Mathematik, sondern um Ihre ganz praktischen Fragen aus dem Arbeitsalltag. Zum Beispiel: „Welcher Verkäufer hatte im März den höchsten Umsatz?“ oder „In welcher Region verkaufen wir am meisten?“

• Kein Frust durch Tippfehler: Die manuelle Erstellung von Funktionen ist oft mühsam und fehleranfällig. In einer Pivot-Tabelle können Sie keine Klammer vergessen, weil es keine gibt – die Pivot Tabelle wird stehts mit einer ganzen Tabelle verknüpft und ist fahrbereit.

Mein Versprechen: Ich erkläre Ihnen die Funktionen in verständlicher Sprache, ganz ohne Fachchinesisch. Mein Ziel ist es, dass Sie die Pivot-Tabelle als ein Werkzeug erleben, das Ihnen die Arbeit mit Zahlen erleichtert, statt sie komplizierter zu machen.

Für regelmäßige Excel-Anwender mit grundlegenden Vorkenntnissen ist das richtige Handling der Pivot-Tabelle überraschend einfach zu erlernen. Viele Teilnehmer berichten im Anschluss, dass sie erstaunt über die einfachen Möglichkeiten in Excel sind, selbst komplexe Auswertungen in kurzer Zeit zu erledigen, für die sie zuvor deutlich mehr Zeit benötigt haben.

Dennoch zählt die Pivot-Tabelle zu den fortgeschrittenen Kenntnissen, da sie ein solides Excel Wissen voraussetzt. Die Arbeit mit ihr erfordert ein Grundverständnis vieler Basisfertigkeiten, wie zum Beispiel:

• Das Verständnis für die Programmoberfläche
• Das Verständnis für absolute und relative Zellbezüge
• Die korrekte Strukturierung der Ausgangstabelle
• Das Verständnis für unterschiedliche Datentypen und Zahlenformate
• Das Wissen wie in Excel korrekt gefiltert und sortiert wird.

In meiner Grundlagenschulung bilden wir genau dieses Fundament damit der Einstieg in die Arbeit mit der Pivot Tabelle gelingt.

Das Erlernen der Bedienung geht schnell, die Routine kommt durch die Anwendung. Zur vollständigen Beantwortung sollten 2 Voraussetzungen vorab erfüllt sein. Wir nehmen an, dass Ihre Rohdaten bereits in einem sauberen Tabellenformat vorliegen und keine weitere Vorbereitungsmaßnahmen benötigen. Außerdem besitzen Sie Excel Grundkenntnisse und benutzen das Programm etwa einmal die Woche, dann lässt sich der Zeitaufwand wie folgt gliedern:

• Sofort-Effekt nach dem Training: Sie beherrschen die Kernfunktionen sicher. Sie können eine Ausgangstabelle eigenständig in eine Pivot-Struktur überführen, alle Layoutoptionen vornehmen, einfache Summenbildungen für verschiedene Kategorien erstellen, Daten effizient filtern, sortieren und nach Zeiträumen (z. B. Monate/Quartale) gruppieren.

• Die Festigungsphase (1 bis 2 Monate): Um ein sicheres Anwendungsgefühl zu entwickeln und das Wissen zu verinnerlichen, empfehle ich eine regelmäßige Anwendung im Betrieb. Wenn Sie etwa 2 bis 3 Tabellen pro Woche erstellen, berichten viele Teilnehmenden, dass Sie ein routiniertes Anwendungsgefühl besitzen. Warum dieser Zeitraum? Die technische Umsetzung ist nicht die eigentliche Schwierigkeit. Es geht vielmehr darum, den Zusammenhang zwischen einer betrieblichen Fragestellung („Was will ich eigentlich wissen?“) und der technischen Lösung zu verinnerlichen.

• Regelmäßige Anwendung und fortgeschrittene Kenntnisse: Die Erfahrung zeigt, dass wenn 2 oder mehr Tabellen in der Pivot Tabelle ausgewertet werden sollen oder individuelle Berechnungen gewünscht sind, dann bedarf es zunächst fortgeschrittene Excel Kenntnisse und regelmäßige Anwendung im Betrieb.

Dein Ziel mit diesem Training: Mein Training ist so konzipiert, dass Sie sofort in die Praxis starten. Sie lernen nicht nur die Theorie, sondern können direkt an praxisnahen Übungsbeispielen üben.