Der SVERWEIS gehört zu den bekanntesten Excel-Funktionen – und zugleich zu den frustrierendsten. Viele kennen ihn zumindest dem Namen nach, doch wenn es an die praktische Anwendung geht, wird es schnell kompliziert. Dabei soll der SVERWEIS eigentlich etwas ganz Einfaches tun:
Informationen aus einer zweiten Tabelle heraussuchen, wenn ein bestimmter Wert übereinstimmt.
Klingt logisch – ist es theoretisch auch. Praktisch gibt es aber einige Hürden, die besonders Einsteiger immer wieder ausbremsen. Die gute Nachricht: Mit Power Query gibt es eine moderne und deutlich robustere Alternative, die viele dieser Stolperfallen von vornherein vermeidet – und dabei viel intuitiver zu bedienen ist.
Die typischen Stolperfallen beim SVERWEIS – und warum sie so oft auftreten
1. Der Spaltenindex ist falsch – und das merkt man oft zu spät:
Beim SVERWEIS musst du angeben, aus welcher Spalte der gesuchten Tabelle (auch „Matrix“ genannt) die Antwort kommen soll. Dabei wird einfach gezählt: 1, 2, 3 … Die erste Spalte muss die sein, in der der Suchbegriff steht, die zweite ist dann die mit der Information, die du haben willst. Wenn du nun später in der Tabelle eine neue Spalte einfügst oder eine entfernst, verschiebt sich alles – und der SVERWEIS zeigt plötzlich falsche Werte oder die berüchtigte Fehlermeldung #NV an.
2. Die Matrix ist nicht korrekt markiert – ein Klassiker bei Einsteigern:
Mit „Matrix“ ist einfach der Zellbereich gemeint, in dem der SVERWEIS suchen soll. Dieser Bereich muss so gewählt werden, dass die erste Spalte genau die Werte enthält, nach denen du suchst. Viele Nutzer markieren aber aus Gewohnheit ganze Tabellenblätter oder die falschen Spalten. Ist die Suchspalte nicht an erster Stelle, funktioniert die Formel nicht – auch wenn der gesuchte Wert eigentlich vorhanden ist.
Warum das problematisch ist: Excel sucht nur in der ersten Spalte der Matrix. Alles andere ignoriert es schlicht.
3. Formatierungsprobleme sorgen für die Fehlermeldung #NV – obwohl der Wert da ist:
Eine besonders tückische Fehlerquelle: Der Wert, nach dem du suchst, steht zwar in der Tabelle – aber Excel erkennt ihn nicht. Der Grund: Er ist vielleicht als Text formatiert, während die Vergleichswerte als Zahl gespeichert sind. Diese kleinen Unterschiede merkt man mit bloßem Auge oft gar nicht. Vor allem beim Import von CSV-Dateien passiert das häufig, da dort Zahlen oft als Text behandelt werden.Merksatz: Für Excel ist „123“ als Text nicht dasselbe wie die Zahl 123 – auch wenn es für uns gleich aussieht.
4. Die Formel muss ständig angepasst werden – keine nachhaltige Lösung:
Ein weiterer oft übersehener Punkt: Bei großen Datenmengen gerät der SVERWEIS schnell an seine Grenzen. Viele gleichzeitig berechnete Formeln können Excel stark verlangsamen. In manchen Fällen führt das sogar dazu, dass die Datei ruckelt, abstürzt oder sich gar nicht mehr bedienen lässt.
Warum das passiert: Der SVERWEIS wird bei jeder Änderung oder Aktualisierung der Datei neu berechnet – und das kostet bei tausenden Zeilen extrem viel Rechenleistung.
Sobald sich an der Struktur deiner Quelldaten etwas ändert – z. B. neue Spalten, andere Reihenfolge oder zusätzliche Zeilen – muss die SVERWEIS-Formel nachgezogen werden. Das kostet Zeit und birgt Fehlerpotenzial. Gerade in dynamischen Tabellen, die regelmäßig aktualisiert werden, ist das auf Dauer keine gute Lösung.
Bevor wir weitermachen: Ein kurzer Blick zurück – und eine Lösung nach vorn
Wenn du dich in den genannten Stolperfallen wiedererkennst, bist du nicht allein. Die meisten, die mit dem SVERWEIS arbeiten, haben irgendwann mit genau diesen Problemen zu kämpfen – gerade am Anfang. Und genau hier kommt Power Query ins Spiel: ein Werkzeug, das viele dieser Hürden gar nicht erst entstehen lässt. Du brauchst keine Formeln, kein Fachchinesisch und keine ständigen Korrekturen – nur eine klare Oberfläche und ein paar Klicks.
Power Query: Der moderne Weg, Daten zu verknüpfen – ganz ohne Formelstress
Power Query ist ein Werkzeug in Excel, das dir hilft, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und zu bearbeiten. Der große Unterschied: Du arbeitest nicht mit Formeln, sondern klickst dich Schritt für Schritt durch eine benutzerfreundliche Oberfläche. Das fühlt sich eher an wie ein logischer Arbeitsablauf – und nicht wie das Eingeben einer komplexen Funktion, bei der man jeden Schritt exakt kennen muss.
Hier sind die wichtigsten Vorteile von Power Query im Vergleich zum SVERWEIS – verständlich erklärt:
Du brauchst keine Spalten mehr zu zählen:
Beim SVERWEIS musst du mit Zahlen hantieren: „Ich will den Wert aus Spalte 4“ – doch was, wenn sich die Tabelle ändert? Fügst du zum Beispiel eine neue Spalte ein, stimmt die Zählweise nicht mehr – und deine Formel liefert plötzlich falsche Ergebnisse oder Fehler. Auch das klassische Problem, dass der SVERWEIS nur nach rechts suchen kann – also nur Informationen aus Spalten rechts der Suchspalte zurückgeben darf – führt oft zu frustrierenden Einschränkungen.In Power Query sind diese Probleme Vergangenheit. Du klickst einfach auf die Spalte, die du zurückgeben möchtest – ganz egal, wo sie sich befindet. Die Position spielt keine Rolle. Neue Spalten, andere Reihenfolgen? Kein Problem. Power Query erkennt die Spalten anhand ihres Namens, nicht ihrer Nummer – und bleibt dadurch stabil, selbst wenn sich deine Tabelle verändert.
Statt komplizierter Bereiche – Spalten logisch miteinander verbinden:
Zwei Tabellen kombinieren? Mit dem SVERWEIS musst du Bereiche markieren und hoffen, dass alles passt. In Power Query verbindest du Tabellen über gemeinsame Spalteninhalte. Stell dir vor, du hast zwei Listen: In der einen stehen Kundennummern und Namen, in der anderen Kundennummern und Umsätze. Power Query erkennt: Diese Kundennummern passen zueinander – und kombiniert die Informationen automatisch. Ganz ohne Formelchaos. So einfach, wie wenn du zwei Karteikarten mit gleichem Stichwort übereinanderlegst – passt perfekt!
Power Query versteht deine Daten – und hilft beim Umwandeln:
Ob Zahl oder Text – Power Query zeigt dir ganz genau, wie deine Daten gelesen werden. Beim Import, zum Beispiel aus einer CSV-Datei, erkennt Power Query automatisch den richtigen Datentyp: Zahlen werden als Zahlen erkannt, Texte als Texte. Du kannst den Datentyp aber auch bewusst festlegen und dauerhaft speichern. Dadurch vermeidest du typische SVERWEIS-Probleme, bei denen unterschiedliche Formate (z. B. Zahl vs. Text) zu Fehlern führen. So wird das spätere Zusammenführen von Tabellen deutlich zuverlässiger – und du behältst jederzeit die Kontrolle über deine Daten.
Einmal eingerichtet und immer wieder nutzbar – wie ein Kaffeevollautomat:
Du baust deinen Abfrageprozess einmal auf – und kannst ihn dann jederzeit mit neuen Daten füttern. Der Ablauf bleibt gleich. Stell dir das vor wie eine Kaffeemaschine: Du legst einmal fest, wie viel Kaffeepulver du möchtest, welche Stärke und welche Tassengröße – und ab dann drückst du einfach nur noch auf „Start“. So funktioniert Power Query: Du bestimmst einmal den Ablauf, und danach läuft alles automatisch – ganz ohne jedes Mal neu einstellen zu müssen.
Große Datenmengen? Kein Problem:
Während SVERWEIS bei vielen Zeilen ins Schwitzen kommt, bleibt Power Query ruhig. Die Verarbeitung passiert gezielt und effizient, erst wenn du sie brauchst. Das spart Zeit – und Nerven.
Fazit: Wer über den SVERWEIS flucht, wird Power Query lieben
Wenn dir der SVERWEIS bisher mehr Fragen als Antworten gebracht hat, dann probiere Power Query aus. Es löst nicht nur viele typische Probleme – es macht auch Spaß, weil du verstehst, warum etwas funktioniert. Und wenn du einmal mit Power Query gearbeitet hast, wirst du dich fragen, warum du dich vorher mit Formeln herumgeplagt hast.
Falls du beim Einstieg in Power Query Unterstützung brauchst oder jemanden suchst, der dir die ersten Schritte zeigt – genau dabei begleite ich viele meiner Teilnehmer regelmäßig in individuellen Coachings.