CSV-Dateien sind im Büroalltag allgegenwärtig.
Sie kommen aus Warenwirtschaftssystemen, Online-Shops, Buchhaltungsprogrammen oder Umfragetools. Eigentlich sollen sie nur Daten transportieren – doch wer sie in Excel öffnet, erlebt oft kleine, aber folgenreiche Überraschungen.
Warum CSV-Dateien in Excel nicht immer das machen, was sie sollen
Wenn du eine CSV-Datei doppelklickst, öffnet Excel sie sofort – ohne Rückfragen. Klingt praktisch, ist aber riskant:
Excel versucht automatisch zu erraten, wie die Daten aufgebaut sind.
Dabei passieren typische Fehler:
- Führende Nullen verschwinden, z. B. bei Postleitzahlen oder Artikelnummern.
- Datumswerte werden falsch interpretiert, je nach Spracheinstellung des Systems.
- Trennzeichen werden nicht erkannt, sodass mehrere Spalten plötzlich in einer Zelle landen.
- Sonderzeichen oder Umlaute werden verstümmelt, weil Excel die falsche Codierung verwendet.
Diese Fehler schleichen sich still ein – und du merkst oft erst viel später, dass etwas nicht stimmt. Dann kostet es Zeit, alles zu korrigieren.
Power Query: Die bessere Art, CSV-Dateien in Excel zu nutzen
Genau hier kommt Power Query ins Spiel. Das kostenlose, integrierte Tool in Excel bietet einen geführten Import, bei dem du selbst die Kontrolle behältst:
- Du wählst das richtige Trennzeichen (z. B. Semikolon, Tabulator, Komma).
- Du bestimmst die Zeichencodierung – damit auch Umlaute und Sonderzeichen korrekt übernommen werden.
- Du kannst Spaltenformate direkt festlegen, etwa als Text, Zahl oder Datum.
- Du bekommst eine Live-Vorschau der Daten, bevor sie in dein Excel-Blatt eingefügt werden.
Und das Beste: Wenn du später eine neue Datei bekommst, genügt ein Klick auf „Aktualisieren“, und Power Query übernimmt den Import mit exakt denselben Einstellungen.
Was Power Query im Alltag so wertvoll macht
Statt jede CSV-Datei manuell zu prüfen und zu bearbeiten, baust du mit Power Query eine kleine, wiederverwendbare Datenpipeline. Das spart nicht nur Zeit, sondern schützt auch vor Fehlern, die im hektischen Alltag schnell übersehen werden.
Gerade bei regelmäßig eingehenden Daten – z. B. Monatsreports, Systemexporten oder Listen aus Drittsoftware – wird Power Query zum echten Produktivitäts-Booster.
Fazit: Wenn du regelmäßig mit CSV-Dateien arbeitest, nutze künftig MS Power Query
Wer schon einmal eine falsche PLZ, ein „umgewandeltes“ Datum oder unerklärliche Zeichen in Excel gesehen hat, weiß: Der schnelle Doppelklick auf CSV-Dateien kann Folgen haben.
Mit Power Query importierst du deine Daten sicher, strukturiert und mit System – ganz ohne komplizierte Formeln oder Makros.